Fluxul de numerar arată banii care intră și ies efectiv din contul firmei într-o perioadă, în timp ce profitul compară veniturile cu cheltuielile, indiferent de momentul în care s-au plătit sau încasat facturile. Cele două cifre pot fi foarte diferite, iar de aici apar situațiile în care o firmă profitabilă pe hârtie nu mai are cu ce plăti salariile.
Noțiunea este esențială pentru oricine conduce o afacere, chiar și una cu doi angajați. Mai jos găsești cum se construiește diferența, ce o provoacă și ce poți face concret.
De ce o firmă cu profit poate rămâne fără bani?
Să presupunem că livrezi mobilier pe comandă. Emiți în martie o factură de 20.000 de lei, deci în contabilitate apare un venit. Clientul plătește însă în 60 de zile. Între timp, ai cumpărat lemn, ai plătit lucrătorii și chiria. În martie, firma arată profit, dar în cont nu a intrat nimic.
Dacă situația se repetă la mai multe facturi, golul crește. Apar amânări la furnizori, descoperiri de cont sau credite luate la dobânzi mari, doar pentru a ține firma pe linia de plutire. Această problemă este una dintre cauzele frecvente ale închiderii unor firme care aveau, de fapt, comenzi.
Ce intră în fluxul de numerar
Fluxul se împarte în trei categorii simple, pe care le poți urmări într-un singur tabel.
- Activitatea curentă: încasările de la clienți minus plățile pentru furnizori, salarii, chirii, taxe.
- Investiții: cumpărarea sau vânzarea de echipamente, vehicule, spații.
- Finanțare: credite primite sau rambursate, aporturi ale asociaților, dividende plătite.
Un flux curent pozitiv arată că afacerea se susține singură. Unul negativ, de mai multe luni la rând, cere atenție, chiar dacă profitul contabil e bun.
Cum construiești o previziune de numerar pe 13 săptămâni?
Metoda preferată de mulți contabili practicieni este o previziune pe treisprezece săptămâni, adică un trimestru. Ai nevoie de o foaie de calcul cu rânduri pentru încasări și plăți și cu o coloană pentru fiecare săptămână.
- Notează soldul de la început din cont.
- Trece încasările așteptate, pe data estimată a plății, nu pe data facturii.
- Adaugă plățile sigure: salarii, rate, chirie, taxe cu scadență fixă.
- Adaugă plățile probabile: stocuri, reparații, publicitate.
- Calculează soldul de la finalul fiecărei săptămâni.
Dacă soldul coboară sub zero într-o anumită săptămână, vezi cu ușurință problema cu o lună înainte și ai timp să negociezi sau să amâni o cheltuială.
Cum îmbunătățești fluxul fără să crești vânzările?
Mulți antreprenori cred că singura soluție este să vândă mai mult. De multe ori, banii sunt acolo, doar că se mișcă prea încet. Există câteva pârghii care nu cer clienți noi.
- Scurtează termenul de încasare. Cere avans la comenzile mari, trimite factura în aceeași zi cu livrarea și amintește scadența cu trei zile înainte.
- Oferă o mică reducere pentru plata rapidă. Uneori un procent mic costă mai puțin decât o linie de credit.
- Negociază termene mai lungi cu furnizorii. Dacă primești 30 de zile în loc de 7, ai mai multă libertate.
- Reduci stocul imobilizat. Marfa care stă pe raft e un cost plătit și neîncasat.
- Ții o rezervă. O sumă echivalentă cu una sau două luni de cheltuieli fixe oferă liniște.
Despre felul în care s-a schimbat modul de a plăti și de a încasa de-a lungul timpului poți citi în materialul despre istoria banilor, de la troc la plăți digitale, iar despre cum se schimbă obiceiurile de cumpărare ale oamenilor, în articolul despre percepția publicului asupra tendințelor.
Un exemplu cu cifre: profit pe hârtie, cont gol
O firmă de amenajări interioare facturează în aprilie lucrări de 40.000 de lei și are cheltuieli de 28.000 de lei, deci profitul din contabilitate este de 12.000 de lei. Clienții plătesc însă în iunie, iar cheltuielile (materiale, echipă, transport) se plătesc în aprilie și mai. În aprilie, contul scade cu 28.000 de lei, fără nicio încasare. Dacă firma nu a avut o rezervă, ajunge să amâne salariile sau să ia un credit scump, chiar dacă lucrările sunt făcute și facturate. Previziunea de numerar ar fi arătat problema cu două luni înainte și ar fi permis cererea unui avans de 30% de la clienți.
Semnale că fluxul tău este în pericol
Nu trebuie să aștepți un cont gol ca să vezi problema. Atenție la următoarele: plătești furnizorii tot mai târziu, te bazezi frecvent pe descoperit de cont, ai facturi emise de peste 60 de zile și neîncasate, stocul crește mai repede decât vânzările sau amâni plata taxelor ca să ai bani de salarii.
Dacă recunoști două dintre ele, întocmește imediat previziunea de numerar și discută cu contabilul. Soluțiile sunt cu atât mai ieftine, cu cât le aplici mai devreme.
Întrebări frecvente
Fluxul de numerar este același lucru cu soldul din cont?
Nu. Soldul este o fotografie dintr-o zi, iar fluxul arată mișcarea banilor pe o perioadă și direcția în care merge firma.
Cine ar trebui să urmărească fluxul?
Proprietarul, cu ajutorul contabilului. Chiar dacă delegi evidența, trebuie să înțelegi cifrele de bază.
Ce frecvență de actualizare este potrivită?
Săptămânal pentru firmele mici cu încasări neregulate, lunar pentru cele cu venituri stabile.
